Polityka prywatności

 

Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły P.U.S. TERMATEX Sp. z o.o. (dalej „TERMATEX”) swoje dane osobowe, w tym naszych klientów, kontrahentów i ich pracowników, naszych pracowników i współpracowników, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w TERMATEX zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”)

Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest P.U.S. TERMATEX Sp. z o.o. z siedzibą w Ostojowie 43 a, 26-130 Suchedniów. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: odo@termatex.pl

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

W TERMATEX realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem. art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO
Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.
TERMATEX w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO
Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.
Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów.
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.
 
Prowadzenie statystyk Art. 6 ust. 1 lit f RODO
Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.
Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Monitoring na teren administratora danych w celach zabezpieczenia mienia należącego do Przedsiębiorstwa, zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom oraz osób przebywających na terenie Przedsiębiorstwa Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO
Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.
Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP).
Prowadzenie rekrutacji Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f i art. 90 ust. 2 lit a RODO
Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.
Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.
Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.
Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością TERMATEX będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

  • − osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym współpracującym z TERMATEX adwokatom i radcom prawnym w zakresie usług świadczonych na rzecz TERMATEX, innym podmiotom na podstawie umów powierzenia, świadczącym usługi na rzecz TERMATEX i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami w szczególności dostawcy zewnętrzni systemów teleinformatycznych wspierający naszą działalność, w tym, Microsoft, home.pl.
  • − organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • − bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez TERMATEX przysługuje prawo do:

  • − dostępu do swoich danych osobowych,
  • − sprostowania swoich danych osobowych,
  • − usunięcia swoich danych osobowych,
  • − ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • − wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • − przenoszenia swoich danych osobowych.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO.
Nadto, osobie, której dane są przetwarzane przez TERMATEX przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi

Czy musisz podawać TERMATEX swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez TERMATEX z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez TERMATEX lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe. W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez TERMATEX danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z uwagi na wykorzystywane rozwiązania teleinformatyczne dostarczane przez Microsoft.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.