Polityka prywatności
Informacje wstępne
Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły P.U.S. TERMATEX Sp. z o.o. (dalej „TERMATEX”) swoje dane osobowe, w tym naszych klientów, kontrahentów i ich pracowników, naszych pracowników
i współpracowników, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi
i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące
w TERMATEX zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”)
Administrator danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest P.U.S. TERMATEX Sp. z o.o. z siedzibą w Ostojowie 43 a, 26-130 Suchedniów. W sprawach związanych
z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: odo@termatex.pl
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
W TERMATEX realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
| Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem. | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat. | TERMATEX w związku
z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów
i kontrahentów. |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. lit. f RODO Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów. |
| Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | |
| Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODO Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania.
Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności |
| Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
| Monitoring na teren administratora danych w celach zabezpieczenia mienia należącego do Przedsiębiorstwa, zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom oraz osób przebywających na terenie Przedsiębiorstwa | Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu. | Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika
z przepisu prawa (art. 222 KP). |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f i art. 90 ust. 2 lit a RODO Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. | Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami | Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. | Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika. |
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.
Odbiorcy danych
W związku z prowadzoną działalnością TERMATEX będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:
− osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym współpracującym z TERMATEX adwokatom i radcom prawnym w zakresie usług świadczonych na rzecz TERMATEX, innym podmiotom na podstawie umów powierzenia, świadczącym usługi na rzecz TERMATEX i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami w szczególności dostawcy zewnętrzni systemów teleinformatycznych wspierający naszą działalność, w tym, Microsoft, home.pl.
− organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
− bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez TERMATEX przysługuje prawo do:
− dostępu do swoich danych osobowych,
− sprostowania swoich danych osobowych,
− usunięcia swoich danych osobowych,
− ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
− wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
− przenoszenia swoich danych osobowych.
Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO.
Nadto, osobie, której dane są przetwarzane przez TERMATEX przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi
Czy musisz podawać TERMATEX swoje dane osobowe?
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez TERMATEX z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez TERMATEX lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe.
W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez TERMATEX danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.
Przekazywanie danych do państw trzecich
Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z uwagi na wykorzystywane rozwiązania teleinformatyczne dostarczane przez Microsoft.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.
